8D-Report in der Galvanik: Was die Kundenreklamation von Ihren Chargendaten verlangt

Was ein 8D-Report ist und wann der Kunde ihn verlangt

Laut Wikipedia ist ein 8D-Report ein Dokument, das bei einer Reklamation zwischen Lieferant und Kunde, aber auch intern ausgetauscht wird. „8D“ steht für acht Disziplinen, also die Prozessschritte der Reklamationsbearbeitung. Der Report hält die Art der Beanstandung, Verantwortlichkeiten und Maßnahmen fest. Der Ansatz ist faktenorientiert: Fehler sollen auf ihre Ursachen zurückgeführt werden, statt nur Symptome zu überdecken. Auch der VDA beschreibt die Methode in eigenen Publikationen.

Ob ein 8D-Report verlangt wird und in welchem Format, legt Ihr Kunde fest. Maßgeblich sind seine kundenspezifischen Anforderungen (CSR) und das Lieferantenhandbuch. Das gilt auch für Fristen und für ein eventuelles Kundenportal. Wikipedia weist zudem darauf hin, vorab zu klären, ob die aufwändige Methode nötig ist: Kleinere Probleme lassen sich oft schneller mit anderen Methoden lösen.

Ein Punkt wird häufig übersehen. Laut Wikipedia wirkt ein 8D-Report nur, wenn er den Fortschritt zeitnah dokumentiert und als Arbeitsmittel dient. Wikipedia nennt es einen Irrtum, den Report erst nach Abschluss der Reklamation zu erstellen, nur weil der Kunde ihn fordert. Daraus folgt für die Datenseite: Charge, Parameter und Messwerte müssen schon während der Bearbeitung abrufbar sein, nicht erst am Ende.

Die acht Disziplinen im Überblick

Die Bezeichnungen der Disziplinen nennt auch das frei verfügbare VDA-QMC-Dokument „Definition von Fehlerursachenkategorien für das 8D-Berichtswesen“ (V1.0, Free version). Die Galvanik-Fragen und die Datenspalte daneben sind unsere Einordnung für den Betrieb.

• D1 Team

  Galvanik-Frage: Wer aus Qualität, Produktion, Arbeitsvorbereitung und Labor muss zur Reklamation etwas beitragen können?

  Daten: Zuständigkeiten je Bad, Linie und Prüfung.

• D2 Problembeschreibung

  Galvanik-Frage: Welcher Auftrag, welche Charge und welches Bad sind betroffen – und was genau hat der Kunde festgestellt?

  Daten: Chargennummer, Auftrag, Bad, Datum, Prüfart und Messwert.

• D3 Sofortmaßnahme(n)

  Galvanik-Frage: Welche weiteren Chargen könnten betroffen sein, und was lässt sich bis zur Klärung absondern oder prüfen?

  Daten: Chargen desselben Bads und Zeitraums, Lagerort, Lieferstatus.

• D4 Fehlerursache(n)

  Galvanik-Frage: Warum ist der Fehler aufgetreten, warum wurde er nicht entdeckt und warum nicht verhindert?

  Daten: Badparameter zur Charge, Prüfdaten, Laufzettel mit Zeitstempeln, Vergleichschargen.

• D5 Geplante Abstellmaßnahme(n)

  Galvanik-Frage: Welche Änderung am Prozess beseitigt die nachgewiesene Ursache?

  Daten: Ursache und geplante Korrekturmaßnahme mit Verantwortlichem.

• D6 Eingeführte Abstellmaßnahme(n)

  Galvanik-Frage: Ab welcher Charge gilt die geänderte Vorgabe, und wann werden die Sofortmaßnahmen aufgehoben?

  Daten: Einführungsdatum, geänderte Parameter- oder Prüfvorgaben.

• D7 Fehlerwiederholung verhindern

  Galvanik-Frage: Wie wird die Wirksamkeit über einen angemessenen Zeitraum überwacht?

  Daten: Prüfergebnisse der Folgechargen, angepasste Prüfschärfe.

• D8 Teamerfolg würdigen

  Galvanik-Frage: Was nimmt das Team für die nächste Reklamation mit?

  Daten: Erfahrungen, aktualisierte Vorgaben und Vorlagen.

D1 bis D3: Team, Problembeschreibung, Sofortmaßnahmen

In D2 gehört alles hinein, was die Reklamation eindeutig einer Charge zuordnet: Charge oder Los, Auftrag, Bad, Datum, betroffene Prüfart und der beanstandete Messwert. Laut Wikipedia ist das Problem so genau wie möglich zu definieren, der Kern herauszuarbeiten und zu quantifizieren. D3 dient der Schadensbegrenzung, Wikipedia nennt als Beispiel die Absonderung durch Sortierprüfung oder die 100-%-Prüfung fehlerverdächtigen Materials. Dafür müssen Sie wissen, welche Chargen betroffen sein könnten und wo sie sich gerade befinden. Ob und welche weiteren Kunden bereits beliefert wurden, ist eine Frage, die Ihr Betrieb aus seinen Lieferdaten beantworten muss.

D4: Ursachenanalyse – der datenhungrige Schritt

Laut Wikipedia werden in D4 die wahrscheinlichste(n) Grundursache(n) durch Experimente, Tests und Vergleiche identifiziert und nachgewiesen. Das VDA-QMC-Dokument stellt D4 ebenfalls in den Vordergrund und spricht von der systematischen Suche nach allen Fehlerursachen, die das Problem erklären. Die Analyse soll über die technische Ursache hinaus auch die organisatorische Ebene betrachten. Wikipedia empfiehlt dafür drei Fragen:

• Warum ist der Fehler aufgetreten?
• Warum wurde der Fehler nicht entdeckt? (Durchschlüpfpunkt ermitteln)
• Warum wurde der Fehler nicht verhindert?

Als Techniken nennt Wikipedia unter anderem die 5-Why-Methode und das Ishikawa-Diagramm. Beide ersetzen die Daten nicht: Ein Vergleich ist nur möglich, wenn Sie neben der beanstandeten Charge auch Chargen ohne Befund mit ihren Parametern und Messwerten heranziehen können. Zudem gelingt die Methode laut Wikipedia bei Prozessabweichungen nur dann, wenn der untersuchte Prozess zu einem früheren Zeitpunkt einmal stabil gelaufen ist.

D5 bis D8: Abstellmaßnahmen, Wirksamkeit, Lernen

Für die Automobilindustrie sind laut Wikipedia nur prozessverbessernde Maßnahmen als Abstellmaßnahmen zulässig. Personelle Maßnahmen wie Ermahnungen, Schulungen oder Trainings gelten nicht als prozessverbessernd. Maßnahmen können Prozessparameter, Produktspezifikationen, Vorgabedokumente, Prüfmethoden und die Mitarbeiterqualifikation betreffen. Nach erfolgreicher Einführung (D6) werden die Sofortmaßnahmen aufgehoben. In D7 wird die Wirksamkeit über einen angemessenen Zeitraum überwacht, zum Beispiel durch erhöhte Prüfschärfe. Hersteller für die Automobil- und Luftfahrtindustrie sind laut Wikipedia aufgefordert, neu erkannte Risiken nach FMEA zu bewerten; auch das Qualitätsmanagementsystem kann angepasst werden müssen. In D8 wird die gemeinsame Anstrengung gewürdigt und Erfahrung ausgetauscht.

Das VDA-QMC-Dokument beschreibt außerdem, dass Lieferanten verifizierte Fehlerursachen im 8D-Bericht einer Fehlerursachenkategorie zuordnen, in drei Stufen und als thematische Annäherung. Welche Kategorien Ihr Kunde erwartet und wie sie übermittelt werden, entnehmen Sie dem Dokument selbst und den Vorgaben des Kunden.

D4 in der Galvanik: Welche Chargen- und Prozessdaten Sie brauchen

Die folgenden Punkte sind ein Fragenkatalog, keine Liste bekannter Ursachen. Welche Einflussgröße bei einer konkreten Reklamation eine Rolle spielt, zeigt erst der Vergleich Ihrer Daten.

Fragen entlang der Einflussgrößen

Das Ishikawa-Diagramm ordnet Einflussgrößen nach Kategorien. Laut Wikipedia sind ursprünglich Material, Maschine, Methode und Mensch üblich (4M), erweitert unter anderem um Management, Mitwelt (Milieu), Messung und Geld (8M). Unsere Beispielzuordnung für die Galvanik: Die Badzusammensetzung gehört zu Material, Badpflege und Parameterführung zu Methode. Mitwelt meint die Umgebung, etwa Raumklima, Feuchte oder Verschmutzung.

• Material: Welche Badchemie, welche Anoden und welcher Grundwerkstoff waren im Spiel – und wie sind sie zur Charge dokumentiert?
• Methode: Welche Vorgaben galten für Badführung, Parameterfenster, Spülfolge und Einwirkzeit – und wurden sie bei dieser Charge eingehalten?
• Maschine: Welche Anlage, welches Gestell oder welche Trommel, welcher Gleichrichter war im Einsatz?
• Messung: Mit welchem Prüfmittel und welcher Methode wurde die Schichtdicke gemessen, und wie ist der Messwert zur Charge abgelegt?
• Mensch: Wer hat die Charge übernommen, eingeführt und geprüft – und stand das auf dem Laufzettel?
• Mitwelt (Milieu): Gab es Umgebungseinflüsse wie Raumklima, Feuchte oder Verschmutzung, die zum Zeitpunkt der Charge dokumentiert sind?

Wenn die Daten auf Papier liegen

Prüfen Sie für Ihren Betrieb, an welchen Stellen die Kette zwischen Reklamation und Chargendaten reißen würde: Liegt der Laufzettel im Ordner, die Schichtdicke in einer Excel-Datei und das Badprotokoll an anderer Stelle? Lässt sich die Zuordnung zur Charge nur über Erinnerung herstellen? Je mehr Quellen Sie für D2 und D4 zusammensuchen müssen, desto länger dauert die Antwort an den Kunden. Als Zwischenlösung hilft eine einheitliche Vorlage, zum Beispiel unsere Laufzettel-Vorlage für Excel.

Wie der digitale Laufzettel D2 und D4 unterstützt

GalvanoTrack liefert die Datenbasis für D2 und D4. Es ist kein 8D-Generator. Was die Software erfasst:

Von der Reklamation zur Charge

Im digitalen Laufzettel scannt jede Station den QR-Code des Auftrags. Badparameter, Mitarbeiter und Zeitstempel werden dem Auftrag zugeordnet. Zur Charge speichert GalvanoTrack die Ist-Werte beim Bad-Eintritt (Temperatur, pH-Wert, Stromdichte, Spannung, Einwirkzeit) sowie Bad, Auftrag, Stückzahl, Start und Ende. Die Ereignisse reichen vom Anlegen des Auftrags über Bad-Einführung, Prüfung und Freigabe bis zur Auslieferung. Mehr zur Chargenrückverfolgung in GalvanoTrack und zur Rückverfolgbarkeit nach ISO 9001.

Abweichung je Charge mit Ursache und Korrekturmaßnahme

Eine Abweichung (NIO) wird mit Beschreibung, Ursache, Korrekturmaßnahme, Status und verantwortlicher Person zur Charge erfasst. Das ersetzt nicht den 8D-Report im Kundenformat, es hält die Angaben bereit, die Sie in D4 bis D6 eintragen.

Prüfprotokoll je Charge als PDF

Zu jeder Charge lässt sich ein Prüfprotokoll als PDF exportieren, das Sie dem Bericht an den Kunden als Anlage beifügen können, sofern der Kunde das vorsieht. Zur Prüfung gehören Prüfart, Methode, Norm, Messwert, Soll und Toleranz. Mehr dazu in Oberflächenprüfung in der Galvanik.

Was GalvanoTrack nicht ersetzt

• Es erstellt keinen 8D-Report. Format, Vorlage und Kundenportal bleiben maßgeblich.
• Team- und Methodenarbeit (D1, 5-Why, Ishikawa, Bewertung der Ursache) bleibt bei Ihnen.
• Die Badparameter liegen als Ist-Werte zur Charge vor, nicht als Verlaufsprotokoll des Bads über die Zeit.
• Welche Unterlagen und Fristen Ihr Kunde verlangt, steht in seinen kundenspezifischen Anforderungen.

Checkliste: Daten für den nächsten 8D-Report

• ☐Chargennummer, Auftrag und Bad zur beanstandeten Lieferung sind eindeutig zugeordnet.
• ☐Ist-Werte der Badparameter (Temperatur, pH-Wert, Stromdichte, Spannung, Einwirkzeit) liegen zur Charge vor.
• ☐Soll-Schichtdicke und gemessene Werte mit Methode und Norm sind abrufbar.
• ☐Weitere Chargen desselben Bads und Zeitraums sind identifiziert.
• ☐Vergleichschargen ohne Befund sind benannt.
• ☐Zeitstempel und Namen von Bad-Einführung, Prüfung und Freigabe stehen auf dem Laufzettel.
• ☐Ursache und Korrekturmaßnahme sind der Charge zugeordnet, mit Verantwortlichem und Status.
• ☐Das Format und die Vorlage des Kunden (kundenspezifische Anforderungen) sind geklärt.

Weiterführend: Selbstcheck zu Ihrer Dokumentation, außerdem IATF 16949 in der Galvanik und Automotive-Galvanik.

Häufige Fragen